Cuando se dirige una empresa, aprovechar al máximo el tiempo de trabajo es una cuestión importante. Es útil que un directivo pueda ahorrar tiempo en determinadas tareas de gestión para dedicarse a actividades de alto valor añadido. Es por eso que hoy estamos analizando los beneficios de los programas de facturación.
En este artículo, describiremos seis beneficios que tienen los programas de facturación para facilitar la gestión de un negocio.
Centralizar fichas de clientes
Centralizar la ficha del cliente es sin duda una de las primeras ventajas del software de facturación. Estas herramientas te permitirán centralizar toda la información de tus clientes (nombre de la empresa, dirección, tipo de IVA aplicable, número de IVA comunitario, condiciones de precios, condiciones de pago, etc.) en archivos configurables.
El programa de facturación conservará toda la información ingresada, para que puedas reutilizarla fácilmente. Podrás reutilizar los formularios precargados en un futuro evitando los errores de gestión. Por lo tanto, garantizará la información dentro de tu empresa.
Reduce el riesgo de cometer errores
El programa de facturación, como cualquier herramienta informática, tiene como objetivo automatizar un proceso para simplificarlo para el usuario. Además de ahorrar un tiempo considerable, su uso reduce en gran medida el riesgo de error.
Esto se refiere en particular a:
- El aplazamiento del IVA aplicable en función de los productos / servicios vendidos.
- El uso de los datos del cliente (nombre de la empresa, dirección, condiciones de pago, etc.) presentes en los archivos configurables al editar un documento.
- El cálculo de los montos adeudados según las cantidades y las condiciones arancelarias negociadas.
- Aplicar un posible descuento.
- Al realizar un seguimiento de cada paso, el software de facturación también te ayudará a evitar olvidos en la facturación de un cliente.
Cumplir con las disposiciones legales
Las disposiciones legales que rigen el proceso de facturación son numerosas y complejas. Al utilizar una herramienta como el software de facturación, te aseguras de que estarás procediendo dentro del marco legal proporcionado sin tener que realizar un seguimiento legal.
Estas herramientas permiten en particular:
- Cumplir con los avisos legales obligatorios aplicables al proceso de facturación (tipo de IVA, fecha de emisión, identificación de empresas, condiciones de pago, etc.).
- Respetar las reglas vigentes en cuanto a numeración de facturas (el software asignará un número único en orden cronológico).
- Mantener y categorizar las facturas con opciones de almacenamiento online.
Asegurar una mejor gestión
Algunos programas de facturación tienen una función de seguimiento de artículos de "cliente". De hecho, este módulo permite seguir el cobro de deudas y automatizarlo.
Por lo tanto, el software puede administrar las facturas impagadas enviando una alerta. Dependiendo de la configuración y funcionalidad del software, también es posible configurar el envío de un correo electrónico automático en caso de impago.
Además, permite establecer códigos de facturación más complejos y obtener estadísticas precisas de ventas, tasas de conversión de cotizaciones pero también de clientes (naturaleza y frecuencia de los pedidos, condiciones de pago, etc.) que pueden ayudar a mejorar la eficiencia empresarial.
Ahorra tiempo
Con el software de facturación, puedes ahorrar un tiempo valioso y reinvertirlo en actividades de alto valor para la empresa. Aquí, enumeraremos algunas características para ahorrar tiempo:
- La capacidad de crear plantillas de documentos que puedes reutilizar (presupuestos, órdenes de compra, albaranes, facturas, etc.)
- La rápida transformación de documentos (cotizaciones, órdenes de compra, facturas, etc.)
- La posible sincronización entre el software de facturación y el software de gestión contable.
Da una visión real del negocio
Entre los diferentes módulos de un programa de facturación, tendrás la posibilidad de configurar cuadros de mando simplificados. Mediante el uso de indicadores simples y consistentes (facturación, volumen de ventas, tiempos medios de pago, etc.), será posible seguir la evolución de la empresa e identificar sus fortalezas y debilidades. Luego podrás tomar decisiones para mejorar tu estrategia y los resultados comerciales.
En definitiva, los programas de facturación son una valiosa herramienta que te ayudará a mejorar la gestión del negocio.
